Pendahuluan

Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia Nomor VIII/MPR/2000 Tentang laporan tahunan Lembaga-lembaga Tinggi Negara pada Sidang Tahunan Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia Tahun 2000, terhadap Laporan tahunan Dewan Perwakilan Rakyat, angka Romawi II, Rekomendasi huruf e. Lain-lain, menyebutkan bahwa perlu ditingkatkan peranan hubungan masyarakat Dewan Perwakilan Rakyat dalam upaya mengkomunikasikan, menginformasikan, dan mensosialisasikan secara luas kegiatan-kegiatan Dewan kepada masyarakat.

Kemudian juga, berdasarkan keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia No.175/Sekjen/1994 tentang organisasi dan tata kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 400/SEKJEN/2005, Tugas Bagian Hubungan Masyarakat, Biro Humas dan Pemberitaan adalah : Melaksanakan analisis terhadap isu-isu dilingkungan DPR dan melaksanakan urusan kehumasan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bagian Hubungan Masyarakat mempnyai fungsi :

1. Pelaksanaan penyiapan bahan materi penerangan kepada masyarakat;
2. Pelaksanaan penyaluran delegasi pengaduan masyarakat.

Pelaksanaan Tugas Penerangan

Menerima, mengatur, menyalurkan delegasi Siswa, Mahasiswa, masyarakat yang mengadakan Study Tour, Karyawisata atau Riset.

Proses selanjutnya adalah memberikan ceramah (Informasi) oleh Sub. Bagian Penerangan mengenai mekanisme kerja DPR RI serta diberikan tanda mata berupa Tatib DPR RI, Leaflet , Majalah dan Buletin Parlementaria.

Selesai ceramah delegasi masyarakat dipandu untuk kunjungan keliling ruang dan gedung DPR RI serta diberikan penjelasan tentang sejarah DPR RI, sejarah Gedung dan arti hiasan-hiasan/ornament.

Bagian Humas juga mengatur masyarakat yang berwisata dan membuat foto kenangan baik didalam maupun luar gedung DPR RI. Sedangkan mahasiswa yang mengadakan riset dalam membuat paper, skripsi, menghadiri rapat-rapat komisi dan rapat paripurna, pengaturannya dilakukan oleh Bagian Humas dengan disalurkan kepada Komisi-komisi, Biro atau Sekretariat Komisi/Fraksi sesuai dengan bidang penelitiannya. Jika dikaitkan dengan masalah kehumasan, maka mahasiswa tersebut, langsung diberikan kesempatan oleh Bagian Humas untuk melakukan riset/penelitian atau Praktek Kerja Lapangan di Humas.

Karena tidak tersedianya ruang khusus untuk menerima masyarakat, penerimaan kunjungan masyarakat untuk keperluan study, riset ataupun yang lain, seringkali terhambat hanya karena masalah teknis yaitu, semua ruang telah dipakai untuk rapat. Dengan dasar penjelasan diatas, maka perlu dibuat sebuah ruangan perencanaan secara menyeluruh tentang penggunaan operation room yang ada dan telah digunakan saat ini, demi terciptanya tujuan penyampaian informasi yang baik, tetap dan akurat, di samping untuk pemenuhan tertib administrasi.

Apa Itu Operation Room?

Penggunaan Operation Room tidak hanya digunakan untuk menerima kunjungan dari masyarakat, akan tetapi lebih untuk mengefektifkan koordinasi dan pengendalian kunjungan masyarakat tersebut diatas, khususnya untuk memonitor dan mengevaluasi perkembangan dan hambatan pelaksanaan kegiatan strategis tersebut.

Sarana ruang Informasi dan pengendalian tersebut adalah sebuah "Operation Room" yang dilengkapi dengan system informasi dan system komunikasi serta system tataruang audio visual yang handal dan memadai. Hal tersebut dimaksudkan sebagai :

1. Pemenuhan kebutuhan para Pimpinan baik di DPR maupun di lingkungan SEKJEN didalam memonitor dan mengendalikan perkembangan penyelenggaraan berbangsa dan bernegara pada umumnya dan penyelenggaraan pembangunaan Republik Indonesia pada khususnya dalam upaya mengkomunikasikan dan menyebarluaskan kegiatan DPR RI.
2. Dengan sarana Operation Room yang dilengkapi berbagai system penunjangnya yang handal dan sarat dengan teknologi informasi, komunikasi dan arsitektur medern serta Building Automatic System, sesuai kedudukan Lembaga Negara, maka cara menangani berbagai permasalahan informasi komunikasi yang selama ini sangat minim dan dirasakan belum memadai, diharapkan dapat ditingkatkan penanggulangannya khususnya yang menyangkut kecepatan dan ketepatan. Tindak efisien dan efektifitas didalam mengelola segala aspek sumber informasi yang ada di DPR maupun sumber informasi lainnya. Dengan demikian upaya-upaya untuk mengantisipasi keadaan secara dini dapat dilaksanakan dengan baik.

Apa Manfaat Operation Room DPR RI?

1. Mempermudah dan memperlancar berbagai kegiatan kehumasan untuk meningkatkan citra DPR RI;
2. Menunjang proses dan ketepatan pengambilan keputusan oleh Pimpinan;
3. Menciptakan keterpaduan pelaksanaan kegiatan SETJEN DPR RI ( komunikasi, integritas, dan sinkronisasi );
4. Mendinamisasikan gerak lembaga DPR; dengan megkomunikasikan kegiatan DPR RI;
5. Membentuk system informasi yang lebih baik dan handal;
6. Membentuk budaya penyampaian informasi yang baik dalam lingkup intern maupun extern.

Apa yang Terdapat di Operation Room?

Operation Room DPR RI terdiri atas:

1. Ruang Peraga Utama
2. Ruang Executive Lounge
3. Ruang Sekretariat
4. Ruang Operator
   1. Ruang Peraga Utama: Adalah ruang utama, dimana didalamnya terdapat sarana penunjang untuk keperluan penyampaian informasi,seperti: Peralatan Audio Visual serta kursi-kursi yang berjumlah 200 buah, ditambah kursi untuk pembicara pada podium sebanyak 5 buah.
   2. Ruang Executive Lounge: Suatu ruangan yang berdampingan dengan ruang peraga utama, ruang ini khusus untuk keperluan tamu-tamu VIP atau VVIP.
   3. Ruang Sekretariat: Ruang yang biasa digunakan oleh pegawai/Pejabat pengguna untuk menempatkan personil dan peralatan perkantoran tambahan.
   4. Ruang Operator: Ruang khusus yang terletak di atas. Ruang ini hanya boleh dimasuki oleh petugas Humas yang bertugas guna dan untuk kepentingan pengoperasian operasional room. Untuk menghindari terjadinya kesalahan penggunaan peralatan, maka ruang ini tidak dapat dimasuki oleh siapapun tanpa ijin petugas Humas.

Siapa Pengguna Operation Room?

Pengguna Operation Room adalah;

1. Pimpinan DPR RI
2. Pimpinan Komisi (dan atau Pimpinan Alat Kelengkapan lainnya)
3. Anggota DPR RI
4. Setjen DPR-RI

Operation Room digunakan hanya untuk kegiatan Dewan dan Sekretariat Jenderal DPR-RI

Kapan Operation Room Bisa Digunakan?

Waktu penggunaan Operational Room adalah sesuai dengan jam kerja yang berlaku di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, yaitu:

SENIN-JUMAT : Pkl.09.00 - 16.00 WIB

Dengan Memperhatikan Tamu-Tamu kunjungan yang telah dijadwalkan terlebih dahulu oleh HUMAS