PARLEMENTARIA, Jakarta - DPR RI yang didukung oleh Sekretariat Jenderal (Setjen) DPR RI terus berupaya menunjukan komitmennya demi mewujudkan parlemen modern dan akuntabel dengan memperkuat sistem pengelolaan arsip. Sebab itu, Kepala Biro Protokol dan Humas Setjen DPR RI M. Najib Ibrahim menegaskan pentingnya kearsipan yang tertib sebagai pilar transparansi dan efisiensi birokrasi.

"Melalui Bagian Arsip, kami ingin berusaha mewujudkan tertib arsip serta meningkatkan kualitas pengelolaan dan pengawasan kearsipan internal di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI dan sebuah upaya dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan DPR RI," ungkap Najib saat menyampaikan laporan dalam agenda bertajuk "Pemusnahan Arsip Keuangan Tahun 2004-2008 & Pengumuman Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024" di Gedung Nusantara, Senayan, Jakarta, Jumat (7/2/2024).

Dalam pidatonya, Najib melaporkan bahwa Setjen DPR RI telah melakukan pemusnahan sejumlah arsip sebanyak 808 berkas atau 400 boks arsip menggunakan metode pencacahan sepanjang tahun 2004-2008. Proses ini, jelasnya, dilakukan untuk memastikan bahwa informasi dalam arsip benar-benar hancur dan tidak dapat diakses kembali.

Dirinya menerangkan tahapan pemusnahan dilakukan secara ketat, mulai dari identifikasi dan penilaian arsip, persetujuan pemusnahan, hingga pelaksanaan secara simbolis dengan penandatanganan berita acara oleh pihak terkait. Baginya, pemusnahan arsip ini bukan sekadar rutinitas, melainkan bagian dari strategi pengelolaan arsip sesuai dengan regulasi.

Regulasi yang menjadi pedoman untuk memusnahkan arsip, jelasnya, di antaranya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, dan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 1641/SEKJEN/2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.

Selain pemusnahan arsip, Najib juga mengapreasiasi dukungan dari setiap kinerja bagian di Setjen DPR RI melalui adanya ajang pengumuman hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024. Apresiasi tersebut diberikan, terangnya, telah melalui penilaian menggunakan metode Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI).

Diketahui, metode ASKI ini mencakup 21 unit pengolah yang dievaluasi dengan mengacu 6 aspek utama. Aspek-aspek tersebut berupa pengelolaan arsip dinamis, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, sumber daya manusia arsip, dan sarana dan prasarana kearsipan.

Hasilnya, DPR RI kini menempati peringkat pertama tingkat nasional dalam pengelolaan arsip dengan skor 92,77. Prestasi ini menandakan masuk dalam kategori sangat memuaskan, yang mana menunjukkan tingginya komitmen DPR RI beserta Setjen DPR RI terhadap pengelolaan arsip yang profesional.

Walaupun memperoleh prestasi tersebut, Najib mengingatkan untuk tidak berpuas diri. Oleh karena itu, dirinya mengajak seluruh pimpinan dan pejabat unit pengolah untuk lebih disiplin menerapkan aturan kearsipan, serta tidak ragu berkonsultasi dengan Bagian Arsip jika menemui kendala. 

Dengan capaian pengawasan kearsipan yang sangat memuaskan, ia ingin setiap pegawai termotivasi untuk konsisten meningkatkan kualitas kearsipan agar semakin transparan, akuntabel, dan mendukung efisiensi lembaga legislatif. "Semoga semangat ini menjadi dorongan bagi kita semua untuk terus menjaga dan meningkatkan tata kelola kearsipan DPR RI menuju parlemen modern yang lebih profesional dan terpercaya," tandas Najib. (um/aha)